Tipps zur digitalen Rechnung

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Gerade in kleinen oder neu gegründeten Unternehmen kann die digitale Rechnungslegung mit Hilfe des Computers einen erheblichen Zeitgewinn darstellen.

Digitale Rechnungen lassen sich schnell und einfach erstellen, kostenfrei und in Echtzeit per E-Mail versenden (wobei jedoch unter Umständen eine digitale Signatur erforderlich ist) und können ebenfalls ohne hohen Aufwand oder Kosten auf Datenträgern sicher archiviert werden.

Vorgaben zur Rechnungslegung

Es ist allerdings zu beachten, dass auch bei der digitalen Rechnungslegung alle Vorgaben der klassischen Rechnungslegung in jedem Fall eingehalten werden müssen.

So hat jede Rechnung neben der vollständigen Anschrift des Rechnungsstellers (also des eigenen Unternehmens) sowie des Rechnungsempfängers unbedingt das Datum der Leistungserbringung, die Steuernummer des Rechnungsstellers, sowie eine handels- bzw. gewerbeübliche Beschreibung der erbrachten Leistungen bzw. der bestellten Waren inklusive Mengen- und Preisangaben zu enthalten.

Wichtig ist auch, dass jede Rechnung über eine fortlaufende Nummer eindeutig zu identifizieren ist.

Besondere Sorgfalt sollte man auch bei der Ausweisung der Mehrwertsteuer walten lassen - natürlich nur, falls das eigene Unternehmen mehrwertsteuerpflichtig und nicht aufgrund der Kleinunternehmerregelung von dieser befreit ist.

Hier begangene Fehler können unter Umständen dazu führen, dass das Finanzamt eine Rechnung nicht anerkennt, und man diese dann entweder neu an den Kunden ausstellen muss oder sogar einen finanziellen Verlust einfährt (etwa dadurch, dass man die nicht ausgewiesene Mehrwertsteuer anstelle des Kunden selbst zu zahlen hat).

Software zur Rechnungslegung

Die Einhaltung der meisten dieser Regeln lässt sich leicht per Software automatisieren: So können etwa das korrekte Rechnungsdatum sowie eine fortlaufende Rechnungsnummer per Makro generiert und automatisch in die Rechnungsvorlage eingefügt werden.

Wichtige Angaben wie die vollständige Unternehmensadresse sowie die eigene Steuernummer müssen - zumindest solange sie sich nicht ändern - gar nur einmal fehlerfrei in die Vorlage eingetragen werden und finden sich fortan auf jeder Rechnung.

Auch die korrekte Berechnung der Mehrwertsteuer sowie die Ausweisung von Brutto- und Netto-Beträgen lässt sich per Makro automatisieren.

Um im Falle eines unerwarteten Hardware-Problems keine bereits gestellten Rechnungen zu verlieren - was insbesondere für die Erarbeitung der Steuererklärung ein Problem darstellen würde - empfiehlt es sich jedoch, digital ausgefertigte Rechnungen regelmäßig extern zu sichern, sowie auch in gedruckter Fassung im Unternehmen aufzubewahren.