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Wie vieles im Geschäftsleben, so gelten auch für die Archivierung gewerblicher Unterlagen bestimmte Vorschriften. Diese beziehen sich sowohl auf die Art als auch die Dauer der Archivierung.

Im Folgenden werden die wichtigsten Archivierungsvorschriften kurz zusammengefasst.

Zunächst wird unterschieden in Unterlagen, die aus steuerrechtlichen Gründen aufbewahrt werden müssen und solche, die handelsrechtlich relevant sind.

Dies nimmt Einfluss auf die Dauer der Archivierung: steuerrechtlich bedeutende Dokumente werden sechs Jahre lang aufbewahrt, handelsrechtliche hingegen zehn Jahre.

Wenn die Unterscheidung nicht eindeutig vorzunehmen ist, empfiehlt sich eine generelle Archivierung für zehn Jahre - so besteht immer Rechtssicherheit.

Zu den Unterlagen, die laut Archivierungsvorschriften sechs Jahre lang aufbewahrt werden müssen, gehören:
  • Kopien verschickter Geschäftsbriefe, zum Beispiel Angebote oder Reklamationen bzw. Reaktionen darauf
  • Empfangene geschäftliche Schreiben derselben Art wie die eben genannten
  • weitere Dokumente, die steuerrechtlich relevant sind, zum Beispiel wichtige Schreiben von Versicherungen mit Angaben über den Versicherungsschutz und Beiträgen
    In die Kategorie der Dokumente, die zehn Jahre lang archiviert werden müssen, fallen:
  • Rechnungen
  • Buchungsbelege
  • Jahresabschlüsse und Bilanzen
  • Inventare
  • Unterlagen, die Zollangelegenheiten betreffen
  • Verträge
Für beide Kategorien gilt: Die Frist zur Archivierung beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt wurde. Bei Verträgen beginnt diese Frist erst mit dem Ende der Vertragslaufzeit.

Von Bedeutung ist auch die Art der Archivierung - jedes Dokument muss bei Ablauf der Aufbewahrungsfrist noch deutlich lesbar sein. Ein Kassenbon aus Thermopapier beispielsweise verblasst sehr schnell und sollte darum als Kopie zusammen mit dem Original verwahrt werden.

Auch Briefe, die blass ausgedruckt sind oder bei denen Unterschriften undeutlich sind, erfordern eine besondere Sorgfalt bei der Aufbewahrung.

Digitale Dokumente unterliegen denselben Archivierungsvorschriften und auch hier ist darauf zu achten, dass sie sicher und ohne Gefahr eines Datenverlustes gespeichert werden, zum Beispiel zusätzlich auf einer externen Festplatte an einem anderen Ort.