Pflichtangaben auf Rechnungen

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Mit einer Rechnung fordert ein Unternehmen seinen Lohn für die Lieferung oder Leistung von seinem Kunden ein. Eine Rechnung ist damit ein Beleg, der in Inhalt und Form bestimmten Anforderungen genügen muss.

Diese ergeben sich im Geschäftsleben aus dem deutschen Umsatzsteuergesetz. Nur wenn diese Vorschriften eingehalten werden, ist der Empfänger berechtigt, die Vorsteuer geltend zu machen.

Die Finanzämter prüfen regelmäßig, ob die Rechnungen korrekt erstellt worden sind. Fehlen hier Angaben oder sind nicht eindeutig, so wird ein Vorsteuerabzug versagt, bis die Rechnung korrigiert ist.

Schreiben Unternehmen Rechnungen, müssen sie hier als Absender eindeutig identifizierbar sein. In der Praxis gelingt das am einfachsten, wenn vorgefertigte Briefköpfe verwendet werden. Auch die Nutzung einer Software mit standardisierten Formularen hilft, Rechnungsbelege vollständig auszudrucken.

Neben der Angabe der vollständigen Anschrift müssen auch die gültige Steuernummer und bei Personen- oder Kapitalgesellschaften die Handelsregistereintragungen ausgewiesen werden. Rechnungen müssen außerdem eine fortlaufende Nummer bekommen, so dass sie eindeutig identifizierbar sind.

Viele Unsicherheiten gibt es bei der Beschreibung des Rechnungsempfängers. Dieser muss exakt benannt sein, mit der vollständigen Firmierung und der Anschrift! Nur bei sogenannten Kleinbetragsrechnungen sind Ausnahmen gestattet. Das sind Belege bis zu einem Wert von 150 Euro. Vorsicht in der Praxis, denn diese Summe ist auf einem Baumarkt oder beim Tanken auch schnell überschritten!

Auf den Rechnungen müssen die erbrachten Lieferungen oder Leistungen verständlich dargestellt sein. Neben dem Datum der Rechnungserstellung gehört auch das Datum der Lieferung dazu. Sind diese Daten identisch, genügt auch der Hinweis "Lieferdatum gleich Rechnungsdatum". Bezeichnung des Produktes oder der Dienstleistung, Menge, Mengeneinheit und Einzelpreis müssen angegeben werden.

Bei der Berechnung des Gesamtpreises sollten der Nettowert, der Umsatzsteuersatz und der Wert der Umsatzsteuer sowie dann der gesamte zu zahlende Bruttowert ausgewiesen sein. Es genügt nicht zu schreiben "in der Summe xy sind 19 Prozent Mehrwertsteuer enthalten".

Wird bei Kleinunternehmern keine Steuer ausgewiesen, muss ein Hinweis darauf unter dem Rechnungsbetrag zu finden sein. Vorher vereinbarte Skonti sind ebenfalls auf dem Beleg zu vermerken.

Unternehmen und Selbständige sollten nach Erhalt einer Rechnung zeitnah prüfen, ob alle Angaben enthalten sind und sich so den Vorsteuerabzug sichern. Leistungserbringer sind verpflichtet, eine ordnungsgemäße Rechnung zu erstellen. Bestehen Sie also darauf.