Typische Fehler beim Rechnungsschreiben

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Rechnungen und Belege müssen laut Paragraph 14 des Umsatzsteuergesetzes formell richtig sein, damit die Aufwendungen als Betriebsausgaben anerkannt werden.

Halten Gewerbetreibende, Kaufleute und Selbständige die Vorgaben ein und enthalten ihre Rechnungen die Pflichtangaben, werden diese von der Finanzbehörde nicht beanstandet.

Pflichtangaben auf Rechnungen und Belegen
Typische Fehler beim Rechnungsschreiben schleichen sich leicht ein - mal wird die Rechnungsnummer, mal der Steuersatz vergessen, oder die Anschrift ist nicht vollständig.

Weist der Unternehmer beispielsweise einen zu hohen Umsatzsteuerbetrag auf der Rechnung aus, so schuldet er den Mehrbetrag gegenüber dem Finanzamt. Dasselbe gilt bei Gutschriften, die laut Umsatzsteuergesetz wie Rechnungen behandelt werden und dieselben Vorschriften erfüllen müssen.

Vollständige Rechnungen müssen folgende Pflichtangaben enthalten:
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers,
  • Ausstellungsdatum der Rechnung,
  • Vergabe einer fortlaufenden Rechnungsnummer,
  • Aufschlüsselung des Entgelts nach den Steuersätzen 19% oder vermindert 7%,
  • den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag,
  • jede Minderung des Entgelts, die im Voraus vereinbart wurde,
  • welcher Steuersatz oder welche Steuersätze kommen zur Anwendung,
  • Kontodaten des Unternehmers für die Überweisung durch den Kunden,
  • handelsübliche Bezeichnung der Waren oder Dienstleistung,
  • Menge der gelieferten Waren,
  • gewährte Rabatte an den Kunden,
  • Zahlungskonditionen und Zahlungsziel
  • Erläuterung der Bedingungen für einen Skontoabzug
  • Gesamtrechnungsbetrag nach Abzug von Rabatten oder Sonderkonditionen.

Vermeidung von fehlerhaften Rechnungen durch Kontrolle
Damit typische Fehler beim Rechnungsschreiben vermieden werden, sollte jeder Beleg gründlich auf die Richtigkeit der Angaben geprüft werden und darauf, ob alle Pflichtangaben enthalten sind - im Idealfall prüfen zwei verschiedene Mitarbeiter die Belege.

Grundsätzlich gilt für Unternehmer, dass keine Buchung ohne Beleg erfolgen darf. Daher ist es auch ratsam, Rechnungen vollständig und gemäß der Aufzeichnungspflichten zehn Jahre lang aufzubewahren.

Von den Finanzbehörden anerkannt werden auch Sammel- oder Dauerbelege. Diese beinhalten entweder gleichartige Geschäftsfälle wie Löhne und Gehälter, oder Aufwendungen, die in gleichen Zeiträumen wiederkehren, wie beispielsweise Leasingraten oder Mietaufwendungen.